SuaraPemerintah.ID – Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Babel), Rakhmadi bersama tim Bidang gencar membagikan ilmu berkenaan dengan bidang kearsipan.
Seperti pada Senin (27/5/2024), Kepala DKPUS Babel Rakhmadi didampingi Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip DKPUS Babel, Yanti Trisiana bersama Subkor Elysa dan sejumlah Arsiparis memberikan pemahaman berkenaan dengan persoalan pemusnahan Arsip bagi jajaran yang ada di SMAN 1 Koba, Bangka Tengah.
Kegiatan penyuluhan yang berlangsung di Ruang Pertemuan SMAN 1 Koba tersebut, dihadiri Wakil Kepala SMAN 1 Koba Bidang Kurikulum, Safruddin, Wakil Kepala SMAN 1 Koba Bidang Sarana, Lina Kartina, sejumlah Guru, Pegawai dan perwakilan siswa dari masing-masing Kelas SMAN 1 Koba.
Mengawali paparannya, Rakhmadi dihadapan Wakil Kepala SMAN 1 Koba dan jajarannya, mengatakan sebelum lebih jauh membahas mengenai pemusnahan arsip, harus dipahami dulu apa itu arsip.
Dijelaskannya, Arsip sebagaimana tercantum dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Arsip, adalah rekaman kegiatan atatu peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bersamasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dalam arsip, katanya, ada yang disebutkan dengan penyusutan arsip. Berkenaan dengan penyusutan arsip ini terjadi karena ada yang Namanya pemindahan, penyerahan, atau pemusnahan.
Khusus berkenaan dengan pemusnahan arsip, disebutkan Kepala DKPUS Babel Rakhmadi, berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tersebut, adalah salah satu cara pengurangan volume arsip yang dinilai telah habis retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna. “Untuk pemusnahan arsip dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan,” ujar Rakhmadi.
Lebih lanjut Rakhmadi menegaskan bahwa pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
“Perlu diingat, bahwa dalam melakukan pemusnahan arsip terdapat risiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah tyerlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun,” terang Rakhmadi.
Pelaksanaan pemusnahan arsip, sambung Kepala DKPUS Babel, dapat dilakukan dengan di cacah atau dibuat bubur kertas, disaksikan minimal 2 pejabat dari unit hukum atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan. Tak ketinggalan pula harus ada penandatanganan berita acara memuat yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
Diakhir penyuluhannya, Kepala DKPUS Babel Rakhmadi pun mengingatkan kepada pencipta arsip, terkait pemusnahan arsip negara yang dilakukan diluar prosedur dan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
“Setiap orang yang sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat 2 dipidana dengan penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,” tutup Rakhmadi.
Sementara sebelumnya Wakil Kepala SMAN 1 Koba, Safruddin berterima kasih kepada Kepala DKPUS Babel bersama Tim Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip pada DKPUS Babel yang telah berbagi ilmu berkenaan dengan pemusnahan arsip ini.
Apa yang disampaikan ini, menurutnya, akan menjadi bekal bagi jajaran SMAN 1 Koba jika ingin melakukan pemusnahan arsip.
