SuaraPemerintah.ID – Sesuatu yang keren dan diluar dugaan, ternyata para peserta Sosialisasi Penyelamatan Arsip Akibat Bencana Berskala Provinsi yang diselenggarakan Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip DKPUS Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, tidak hanya diajari sebatas teori, namun disisipi praktik melakukan penyelamatan arsip dengan cara enkapsulasi.
Praktik singkat bagi peserta yang merupakan utusan sekolah dan sejumlah instansi, termasuk diantaranya Partai Politik itu, diberikan langsung oleh Arsiparis Ahli Madya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Susanto.
Susanto menjelaskan, Enkapsulasi adalah satu cara perlindungan dan perawatan arsip kertas yang rapuh dan sering digunakan dengan bahan pelindung untuk menghindarkan kerusakan bersifat fisik.
“Enkapsulasi dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastic polyester film dengan bantuan duble tape bebas parafin,” jelas Susanto, di Hotel Grand Safran Senin (27/11/2023) sore.
Dihadapan para peserta Sosialisasi, Susanto mengatakan, ada 15 langkah yang harus dilakukan untuk enkapsulasi, yakni Pertama, mempersiapkan pelastik ke-1 sebagai lapiran bawah arsip, dan bersihkan dengan kain katun halus.
Langkah kedua, letakan arsip/dokumen di atas plastic dan bersihkan dengan kain katun halus. Ketiga, letakan pemberat di atas arsip/dokumen agar arsip/dokumen tidak bergeser.
Keempat, tempelkan doble tape pada plastic dengan jarak 3-5 cm dari arsip/dokumen. Kelima, tempelkan pada keempat sisi dan potong sesuai ukuran. Langkah keenam, pastikan pada dua sisi diagonal terdapat lubang angin untuk mengeluarkan udara di antara dua lembar plastic.
Ketujuh, siapkan plastic ke-2 sebagai lapisan atas arsip dan bersihkan dengan kain katun halus. Kedelapan, siapkan platik ke-2 di atas objek enkapsulasi (pastikan posisi sejajar).
Langkah kesembilan, pindahkan pemberat ke atas plastic ke-2 agar posisi tidak bergeser. Kesepuluh, lepaskan lapisan doble tape secara diagonal untuk merekatkan kedua lembar plastic pembungkus arsip.
Kesebelas, ratakan dengan bantuan kain halus atau wiper atau rol agar kedua plastic merekat sempurna. Keduabelas, lakukan langkah 10 dan 11 secara hati-hati pada semua sisi sampai selesai.
Ketigabelas, keluarkan udara yang terjebak di antara plastic dengan rol atau kain halus agar hasil enkapsulasi tidak menggelembung. Keempatbelas, potong keempat sisi plastic di luar area doble tape dengan cutter dan penggaris besi.
Langkah kelimabelas, potong keempat sudut plastic agar tidak tajam dengan menggunakan hook cutter atau nail clipper.
Melalui enkapsulasi, kata Susanto, arsip tidak menjadi kaku, karena plastic pembungkusnya tidak mengalami tekanan panas. Selanjutnya, arsip tidak merekat dengan platik pembungkusnya. Tulisan tidak menempel pada plastic pembungkusnya.
Berikutnya, dengan menggunakan enkapsulasi, ditambahkan Susanto, potensi arsip rusak saat dikeluarkan dari plastic pembungkusnya relative kecil. Tak kalah pentingnya keaslian arsip terjamin.
Salah satu peserta sosialisasi mengaku senang selain dirinya mendapatkan ilmu secara teori soal penyelamatan arsip akibat bencana, dirinya bersama peserta lain juga mendapatkan ilmu praktik. “Terima kasih atas ilmu yang diberikan kepada kami,” ucap salah seorang peserta disela melakukan praktik enkapasulasi.
Kepala DKPUS Babel Rakhmadi, yang turut menyaksikan praktik enkapsulasi terhadap arsip tersebut mengucapkan terima kasih kepada narasumber dari ANRI.
Rakhmadi menyebutkan tak menyangka kalau pihak ANRI juga memberikan praktik enkapsulasi terhadap peserta sosialisasi. “Kepada para peserta silakan aplikasikan ilmu praktik maupun teori yang didapat berkenaan dengan penyelamatan arsip akibat bencana ini ke masing-masing tempat kerja atau pribadi,” seru Rakhmadi, sembari menutup kegiatan sosialisasi di hari pertama tersebut.
