Badan Kepegawaian Negara (BKN) menyelenggarakan Rapat Koordinasi (Rakor) Kearsipan Tahun 2026 yang diikuti unit seluruh unit kerja BKN se-Indonesia, Rabu (14/10/2026) secara daring. Rakor ini dilakukan sebagai bentuk pengembangan ASN di bidang kearsipan sekaligus meningkatkan koordinasi dan kualitas tata kelola kearsipan, serta memastikan arsip tetap aman, autentik, dan tersedia sebagai bukti akuntabilitas organisasi.
Adapun yang menjadi pembahasan dalam Rakor ini mencakup pengelolaan program arsip vital, yaitu arsip yang sangat penting bagi keberlangsungan organisasi. Apabila hilang atau rusak, arsip vital dapat mengganggu operasional hingga menimbulkan permasalahan hukum. Program ini merupakan kewajiban lembaga negara sebagaimana diatur dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Untuk melindunginya, peserta diarahkan menerapkan duplikasi, penyimpanan salinan di lokasi berbeda (dispersal), alih media, serta pembatasan hak akses dan pencadangan data pada arsip elektronik.
Terkait mitigasi kearsiapan, salah satu perserta yakni Yoga Pratama Nugraha, Arsiparis di Direktorat Kearsipan Pusat, berpendapat bahwa prosesnya tidak cukup hanya memindai dokumen. “Tidak bisa hanya sekadar alih media saja. Tentu ada ketentuannya, ada metode autentikasinya, kemudian ada berita acara sebagai satu kesatuan utuh yang menjamin keautentikan. Jadi tidak bisa hanya alih media, scan, kemudian di-upload ke sistem, dan selesai,” ujar Yoga.
Untuk prioritas alih media sendiri diberikan kepada arsip yang rapuh, bernilai permanen, dan arsip vital. Prosesnya perlu dilengkapi pemeriksaan kualitas (quality control), metadata, serta autentikasi seperti nilai hash, tanda tangan elektronik, dan QR code agar arsip digital dapat dipertanggungjawabkan. Dalam evaluasinya, BKN menekankan perlunya pedoman arsip vital yang jelas dan seragam bagi kantor pusat maupun kantor regional, disertai koordinasi antarunit terkait.
Pada kesempatan itu, BKN juga memberikan Penghargaan Kearsipan 2026 bagi unit pengelola kearsipan di BKN. Penghargaan ini diberikan untuk mendorong seluruh unit kerja mengelola arsip sesuai ketentuan, melakukan penyusutan arsip, dan mengembangkan pengelolaan arsip digital agar tidak terjadi penumpukan maupun kehilangan dokumen. Penghargaan Kearsipan 2026 diberikan berdasarkan hasil audit kearsipan. Pada kategori Unit Pengolah Terbaik internal, juara pertama diraih Biro Umum dengan nilai 98,21, disusul Biro Perencanaan dan Kerja Sama dengan nilai 95,59, serta Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi dengan nilai 95,41. Ketiganya meraih kategori AA (Sangat Memuaskan).
Pada kategori eksternal, juara pertama diraih Biro Hukum dan Komunikasi Publik, serta Sekretariat Deputi Bidang Pengawasan dan Pengendalian Manajemen ASN dengan nilai 95,59. Juara kedua diraih Inspektorat dengan nilai 93,67, dan juara ketiga Sekretariat Deputi Bidang Pembinaan Penyelenggaraan Manajemen ASN dengan nilai 93,63. Ketiganya meraih kategori AA (Sangat Memuaskan). Sementara itu, pada kategori Unit Kearsipan II Terbaik, juara pertama diraih Kantor Regional V BKN Jakarta dengan nilai 94,00, disusul Kantor Regional BKN Yogyakarta dengan nilai 92,50, dan Kantor Regional BKN Surabaya dengan nilai 89,50. Ketiganya meraih kategori AA (Sangat Memuaskan).
Cek Artikel dan Berita Lainnya di Google News
