.webp)
SuaraPemerintah.ID – Dalam upaya menjaga dan mempertahankan integritas dokumen di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi, Deputi Bidang Koordinasi Infrastruktur dan Transportasi telah mengadakan Kegiatan Penguatan Kearsipan Tahun 2024 pada hari Selasa, 20 Februari 2024 di Jakarta. Romi Firman, Sekretaris Deputi Bidang Koordinasi Infrastruktur dan Transportasi, menjelaskan bahwa kegiatan tersebut bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja serta mendorong peningkatan kinerja terutama dalam hal penataan arsip.
Romi menggarisbawahi peran penting arsip dalam menjaga kelancaran organisasi sebagai sumber dan pusat informasi. Manajemen arsip aktif, atau yang biasa disebut arsip dinamis, melibatkan proses yang saling terkait dan mendukung satu sama lain, membutuhkan penanganan yang baik, terencana, dan profesional.
Deputi Bidang Koordinasi Infrastruktur dan Transportasi bersama seluruh unit di Kemenko Marves berkomitmen untuk meningkatkan manajemen arsip dengan harapan tidak ada satupun yang terlupakan.
Tiyas Cahyani, Ketua Tim Dukungan Manajemen Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), menyampaikan bahwa kegiatan penguatan kearsipan di Kemenko Marves bertujuan untuk mengelola dan menyusun arsip dinamis guna menjaga ketertiban, keteraturan, dan keberlanjutan administrasi.
“Terdapat dua jenis arsip dinamis, yaitu arsip aktif yang sering digunakan dalam kegiatan operasional dan mengalami perubahan berkala, serta arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya telah menurun,” jelas Tiyas.
Selanjutnya, Tiyas menjelaskan tentang pentingnya identifikasi dan klasifikasi arsip sebagai langkah awal dalam pengelolaan arsip dinamis. Dokumen harus diidentifikasi sesuai jenisnya, seperti surat masuk, surat keluar, laporan, dan lain sebagainya, serta dimanfaatkan sistem informasi kearsipan untuk mempermudah pengelolaannya.
Susanti, seorang Arsiparis Ahli Madya ANRI, menambahkan bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan periode waktu tertentu. Dokumen yang tidak aktif dapat dipindahkan ke penyimpanan arsip, sementara dokumen yang sering digunakan tetap mudah diakses. Penyusutan dan pemusnahan dokumen perlu dilakukan secara berkala sesuai dengan batas waktu penyimpanan atau relevansi.
Dengan menerapkan langkah-langkah pengelolaan dan penyusutan arsip dinamis, Kemenko Marves dapat memastikan aksesibilitas informasi serta mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.
Melalui kegiatan penguatan kearsipan ini, Kemenko Marves berusaha memastikan bahwa dokumentasi dan catatan sejarahnya terjaga dengan baik.
“Dengan kombinasi teknologi, pelatihan, dan kerjasama antar unit, Kemenko Marves berupaya menciptakan fondasi yang kuat untuk masa depan yang lebih transparan, efisien, dan terarah,” ujar Romi.
Cek Artikel dan Berita yang lainnya di Google News
