.webp)
SuaraPemerintah.ID – Merasa menjadi bagian dari sebuah organisasi penulis tidak pernah melewatkan apel pagi secara daring sebagaimana yang diinstruksi pimpinan. Selain itu apel pagi adalah saat yang ditunggu, informasi apakah yang akan disampaikan oleh inspektur upacara? Dengan mengamati secara seksama, membuat catatan hal-hal penting atau hal-hal baru, bahkan dengan screenshoot atau merekam seolah enggan tertinggal informasi.
BRIN Rumah Baru untuk Keluarga Besar
Pengintegrasian 5 entilas Lembaga (LIPI, BATAN, BPPT, Kemenristek dan LAPAN) ditambah beberapa balitbang dari Kementrian dan Lembaga menjadi Badan Riset dan Inovasi Nasional atau BRIN tidaklah mudah. Harus diupayakan komunikasi intens dan rutin sehingga proses integrasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Sebagai Lembaga baru, BRIN terus mengupayakan komunikasi internal untuk meggulirkan tugas fungsi, juga misi organisasi. Untuk memperoleh pengertian dan keberpihakan seluruh lapisan karyawan berjumlah lebih dari 13 ribu. BRIN, tempat baru bagi keluarga besar.
Perubahan struktur organisasi akan berakibat pada perubahan banyak aspek termasuk sumber daya manusia yang bisa menimbulkan konflik kepentingan dan ketidakpuasan. Untuk menghidari itu perlu upaya serius, terlebih lagi kelima entitas memiliki karakteristik berbeda.
Apel Pagi, sumber informasi
Kegiatan apel setiap Senin pagi dilakukan secara daring, sebagai wadah penyampaian berbagai informasi pada masa transisi menjadi sangat penting. BRIN mewajibkan seluruh karyawan mengikuti apel pagi melalui zoom meeting dan kanal youtube. Model komunikasi ini menjadi perhatian penulis dengan melihat model komunikasi internal dan mencermati proses komunikasi organisasi yang terjadi pada masa transisi.
Proses Komunikasi
Secara sederhana komunikasi merupakan proses yang melibatkan pengiriman dan penerima informasi, yang ditransmisikan dan dimengerti dengan menggunakan bahasa verbal maupun simbol-simbol nonverbal yang dapat melalui berbagai media dan didalam prosesnya dapat diganggu adanya noise (Eric Baron,2010). Noise merupakan hambatan komunikasi dapat mendistorsi kejelasan sebuah pesan, terkait problem masalah persepsi, informasi yang berlebih, kesulitan semantik, atau perbedaan budaya, berimpak kepada feedback.
Menurut Goldhaber (1986) komunikasi organisasi adalah sebuah proses penciptaan serta saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang bergantung oleh satu sama lain untuk mengatasi lingkungan tidak pasti atau lingkungan yang berubah- ubah. Sementara itu komunikasi internal memiliki pengertian komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi.
Komunikasi internal sering kali ditujukan untuk memelihara hubungan harmonis antarkaryawan agar merasa dihargai dan ikut memiliki perusahaan. Dalam organisasi, komunikasi internal bisa berupa komunikasi interpersonal (antara dua orang atau lebih) atau komunikasi kelompok (lebih dari tiga orang).
Pengertian komunikasi internal Mengutip buku Komunikasi Bisnis (2021) karya Sunarno SastroAdtmodjo, dkk, komunikasi internal adalah proses komunikasi yang terjadi dalam perusahaan/organisasi. Bentuk komunikasi ini terjadi antarkaryawan, baik sebagai bawahan, sesama rekan, maupun atasan. Arahnya bisa vertikal, horisontal atau diagonal.
Informasi yang digulirkan melalui apel pagi masa transisi terkait dengan struktur organisasi, nama satuan unit kerja, tugas dan fungsi, reposisi atau pemetaan pegawai baik SDM iptek atau SDM penunjang.
Struktur BRIN secara formal telah dibentuk sesuai dengan Peraturan BRIN No 1 tahun 2021, sebagai amanat dari Perpres No 78 tahun 2021 tentang BRIN. Struktur BRIN terdiri dari 10 Pejabat Tinggi Madya dan 45 Pejabat Tinggi Pratama yang terdiri dari 3 Inspektur, 41 Direktur dan satu Direktur Politenik. Sedangkan untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Madya terdiri dari 1 Wakil Kepala, 1 Sekretaris Utama, 1 Inspektur Utama dan 7 Deputi ditambah dengan 3 Pejabat Administrator. Selain itu ada belasan organisasi riset (OR) dengan pusat riset di bawahnya.
Dalam amanatnya, kepala BRIN menginstruksikan bahwa seluruh Pelaksana Tugas (Plt) yang telah ditugaskan untuk dapat langsung menempati posisi dan bekerja sesuai dengan tusinya. Proses seleksi terbuka akan segera dilaksanakan dalam tiga tahap. Struktur OR yang saat ini ada tujuh, sifatnya masih tentatif sesuai dengan kesepakatan bersama dengan Tim Kelembagaan Kementerian PANRB. Finalisasi Struktur OR akan dilakukan setelah ada kejelasan unit litbang K/L beserta program dan anggaran yang akan diintegrasikan ke BRIN.
Kepala BRIN juga menekankan bahwa Output dari riset mendorong pemanfaatannya untuk masyarakat, negara dan ekonomi riil yang disebut sebagai inovasi. Seluruh organisasi di BRIN namanya adalah organisasi riset, dan BRIN sebagai badan untuk menaungi aktivitas riset sekaligus mendorong penciptaan invensi yang menjadi inovasi. Ini merupakan kunci info yang langsung disampaikan puncak pimpinan langsung.
Informasi yang juga sangat ditunggu adalah terkait pendanaan. Diinformasikan bahwa pengelolaan anggaran tidak lagi berbasis proyek riset, tetapi rumah program. Infrastruktur akan dibiayai tersendiri, bukan dibiayai dari proyek riset. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur riset melalui Deputi Infrastruktur. Rumah program akan dikelola oleh para Deputi dan Kepala OR sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
Secara singkat, seluruh informasi yang digulirkan dalam apel pagi merupakan komunikasi internal biasa menjadi sangat penting (mendesak) dan dinantikan oleh seluruh karyawan. Tentu saja karena ini terkait langsung dengan pemetaan jabatan, posisi karyawan pada rumah barunya. Dalam kurun transisi ini informasi memiliki nilai lebih karena terkait dengan bagaimana kerangka organisasi dan mekanisme yang harus digerakan. Hampir seluruh informasi ini menyentuh seluruh lapisan karyawan yang terbentang di wilayah Indonesia.
Strategi komunikasi internal dalam apel pagi merupakan komunikasi satu arah yang bersifat disampaikan, dengan lama durasi rerata 120 menit dengan tanpa dialog. Tentu saja tujuannya adalah memfokuskan bahwa informasi harus sampai terlebih dahulu dengan waktu singkat dan efisien.
Komunikasi 2 arah (vertikal, horisontal dan diagonal)
Bagaimana organisasi membangun komunikasi 2 arah untuk mendapatkan masukan dari karyawannya? Melalui media diskusi yang disediakan dalam intra brin suatu layanan resmi organisasi dalam mengakomodir pertanyaan atau saran yang bisa disampaikan oleh karyawan atau pemangku kepentingan lainnya. Layanan ini memberikan tanggapan atau jawaban dari setiap pertanyaan atau keberatan dengan cepat dan jelas. Selain itu kanal komunikasi internal lain dibentuk baik melalui media sosial atau secara langsung pada masing-masing atasan.
Bila ada hal mendesak dan krusial maka kepala BRIN akan membahas ulang atau menegaskan dalam apel selanjutnya. Secara berkala inspektur upacara juga menyampaikan pertanyaan yang tengah dibahas dalam forum diskusi intra brin. Akhirnya setahun BRIN baru dilalui dan diperingati dalam sebuat acara Setahun Brinteraksi sebagai hari jadinya didukung oleh seluruh karyawan tanpa gejolak yang berarti. Ini menandakan komunikasi berjalan dengan baik.
Semoga tugas BRIN untuk menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, pengkajian, dan penerapan serta invensi dan inovasi dalam  memberikan dukungan teknis dan administrasi serta analisis yang cepat, akurat dan responsif kepada Presiden dan Wakil Presiden semakin nyata.
(I Aeni Muharromah – humas BRIN)
